線上會議的 6 Dos and 4 Don‘t

最近因為疫情的關係，

身邊的朋友也開始用起了線上會議、線上即時教學。

我今天早上陪了小孩上了遠距教學，

滿滿的兒童樂園的概念 🤣，

一直很難聽到老師的聲音，

因為好多小朋友沒有關靜音，

整個聊開 XD

可以想見，

如果才開始用的朋友會有一小陣子的試驗及磨合期，

這是個需要學習的過程。

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因爲過去工作職務的關係，

我的行事曆上是滿滿的線上會議。

當時一個月至少一百場的線上會議是我的日常。

我有做過早上五點我必須露臉的視訊會議，

我也有開過半夜跟一群關在會議室，

而聽不太清楚他們在講什麼的免露臉線上會議。

最近很多人開始了線上會議人生，

我也想分享幾個我過去線上開會經驗及今天開了六堂線上課程的經驗，

供新手參考。

也歡迎你一起分享經驗，

希望讓大家可以少走點冤枉路。

以下就是我今天要分享的線上會議過程中的 6 Dos & 4 Don’t

【Dos 】

❶ 確保安靜的環境與告知身邊家人。

不管是線上開會或是教學，

找一個安靜的環境很重要，

畢竟要發言的時候，

如果身邊有很多的雜音，

就會很干擾。

我有位朋友D她有確保了環境的安靜了，

但她忘記的是，

告訴她老公她要開視訊會議。

所以很尷尬的是，

當她開視訊在講解的時候，

她老公裸著上身穿著內褲在她的背後跳舞擠眉弄眼。

她是因為大家在笑，

她轉身才發現她老公在幹嘛，

兩人都感到很尷尬。

還好不是個跟大老闆開的嚴肅會議啊，

❷ 早一點上線；確保技術層面，及所有的準備是OK的。

我曾經遇到過大家上線了之後，

一直聽不到主席的聲音。

好不容易終於搞定了聲音，

才發現他的簡報無法顯示。

所以在還沒開始會議的時候，

20分鐘就這樣過去了。

這不是一個人的20分鐘，

這是所有與會人員的20分鐘。

你想想這20分鐘值多少錢呢？

❸ 主持可以直接把大家弄靜音。

與會人員若沒在發言時，

也要記得把麥克風弄成靜音。

我曾經就有參與過有與會人員不小心忘了做這件事。

會議時聽得到他講私人電話的內容、

背景雜音跟上廁所的聲音（超尷尬）。

當時我們有呼喊他請他關靜音，

但他完全活在自己的世界裡面沒有聽到。

這時主席可以自己去關掉這位與會人士的麥克風，

（也結束這一切的尷尬），

免得干擾會議的進行。

❹ 線上功能的介紹與試用。

在正是進到教學或是會議前，

可以先介紹大家線上會議的功能

例如，

可以怎麼關麥克風，跟開麥克風。

如何留言，

如何寫白板，

如何舉手投票等等。

也邀請大家先試試看。

確保大家接下來知道如何操作。

❺ 會議架構的介紹。

開場時，

重點式的自我介紹,

介紹有與會人員，

今天會議目的及要討論的主要的議題，

及會議長度。

如果沒有做這件事情，

大家會忘了為何開這個會，

而會無意識地的參與。

有一次我突然接到了一個線上會議的邀請。

行前沒有任何的議題介紹。

上線開會之後沒做任何介紹

中間過程不知所云。

下線之後也沒有會議總結，

及我們需要做的後續。

之後當他再邀請我去開類似的會的時候，

我能不參加就不會參加。

❻發言前先說出自己的名字很必要。

中間難免有討論或者是發言的機會。

發表言論前，

請告訴大家你是誰。

畢竟尤其人多的時候，

無法辨識每個人的聲音，

了解是誰在講話，

也可以幫助大家快速進入對話。

有一次我開了一個國際線上會議，

線上有來自於至少10個國家的同事。

有一個同事對我的分享很有興趣，

他提到他也想要進一步跟我討論，

但因為他在說話的時候我根本不知道他來自哪裡，

也不知道他是誰，

也無法給予最有效與即時的回應。

【Don’t 】

❶ 當會議人數眾多的時候，一直尋求彼此發言互動。

除了最後的Q&A,

不建議一直開放性的要大家發言。

因為會產生一種情況：

要嘛全部安靜，

要嘛同時非常多人講話。

如果真要互動，

建議用打字才能溝通得清楚，

而且才有辦法控制你的時間。

如果真要發言請用點名。

我之前參與過50個人的會議。

主席如果想做個互動，

他就會要我們去按上面的拍手。

這樣也達到互動的目的，

也很有效率。

❷ 勿亂聊離題。

我曾經參加過一場總共大概10個人的會議。

主席跟西班牙人兩個人自己聊起來了，

完全把我們其他八個人晾在線上。

但那個問題其實是可以私底下再聊，

因為跟主題並沒有太多的關係，

這樣放著我們其他人在線上不但浪費時間，

也感覺沒有效率。

❸ 說話語調不要持續落於平淡，令人昏昏欲睡。

這樣的語調容易導致與會人員默默放空跟思緒飄走。

因為看不到臉，

所以要讓你說話的聲音有抑揚頓挫，

讓人有想像的畫面。

例如這個專案很緊急，

你的聲音有沒有表達出這樣的急迫性呢？

如果今天我們是要在會議裡公開表揚某位同事，

你的聲音可不可以表達出這樣的激情與感謝呢？

少了肢體語言，

你的聲音更要有表情。

❹說話速度不要過快、黏成一團。

線上會議靠聽覺。

咬字清晰，

讓別人聽得清楚你在講什麼才是重點。

如果真的覺得在說話上面無法表達得很清楚的話，

（像是數據分析等）

可以事先準備簡報圖表文件等當作你的輔助說明。

以上是線上會議過程中可以注意的部分。

當然主席也不要忘了在線上會議後把會議的紀錄、

重要的議程結論、及後續要做的事項寄給大家，

並同時邀請大家有更多建設性的回饋。

線上會議是個趨勢，

在疫情的時候更顯主流。

如果不是很喜歡，

也只能接受，

然後去找出有效率的方式進行有目的性的溝通。

再次邀請你一起分享線上會議經驗，

讓大家一起學習並越來越好